Categoriesمقالات

آموزش سانترال

آموزش سانترال

آموزش سانترال

تلفن سانترال یک بخش اساسی و جدایی ناپذیر از میزهای کاری در شرکت‌ها، ادارات و سازمان‌ها است. این تلفن با تفاوت‌های قابل توجهی نسبت به تلفن‌های معمولی برخوردار است و از این رو، آشنایی کامل با همه کلیدها، عملکردها و قابلیت‌های آن برای هر کارمندی که از این دستگاه استفاده می‌کند، ضروری است. به منظور بهره‌برداری بهتر از تلفن سانترال، کارمندان باید با همه قابلیت‌ها و عملکردهای آن آشنا شوند. این شامل شناخت صحیح از کلیدهای مختلف، توانایی استفاده از ویژگی‌های متنوع مانند انتقال تماس، نگهداری تماس، موسیقی پیش‌آهنگ و… است. در ادامه همراه ما باشید تا با نحوه استفاده از سانترال ها آشنا شوید.

سانترال چیست؟

سانترال یا سیستم تلفنی سانترال یک نوع سیستم مدیریت تلفن است که در سازمان‌ها،

شرکت‌ها و ادارات استفاده می‌شود. این سیستم قادر است تعداد زیادی خط تلفن را در یک مجموعه

یا سازمان مدیریت کند و ارتباطات تلفنی داخلی و خارجی را فراهم کند. 

به عبارت دیگر، سانترال یک نقطه مرکزی برای مدیریت تماس‌های تلفنی در یک سازمان است.

با استفاده از سانترال، کاربران می‌توانند به راحتی تماس‌های داخلی را با هم برقرار کنند، 

تماس‌های خارجی را از طریق خطوط خارجی پرداخت کنند، تماس‌های ورودی را مدیریت کنند (مانند انتقال تماس،

نگه‌داری تماس و غیره) و قابلیت‌های دیگری مانند تماس‌های کنفرانسی،

گزارش‌گیری تماس و ارائه خدمات مبتنی بر صوت را فراهم کنند.

سانترال در کنار تلفن‌های داخلی و خطوط تلفنی، معمولاً شامل یک سرور سانترال (PBX)، 

یکی یا چند تلفن‌گویا (IP Phone)، تجهیزات جانبی مانند هدست‌ها، 

تلفن‌های کنسول و نرم‌افزارهای مدیریت سانترال است. سانترال به سازمان‌ها کمک می‌کند

تا ارتباطات تلفنی خود را بهبود بخشند، بهینه‌سازی هزینه‌های تلفن و افزایش بهره‌وری کارکنان را فراهم کنند.

راهنمای استفاده از سانترال

حالا که با عملکرد تعریف کلی تلفن سانترال آشنا شدیم،

 اکنون نوبت آن است که روش کار با این دستگاه را بررسی کنیم. 

صفحه کلید تلفن سانترال شامل برخی از کلیدهایی است که در تلفن‌های آنالوگ معمولی وجود ندارند. 

این کلیدها عبارتند از:

– کلید TRANSFER، که برای انتقال تماس در داخل مجموعه به یک داخلی دیگر استفاده می‌شود.
– کلید HOLD، که برای نگه‌داری تماس در پشت خط و انجام کارهای دیگر استفاده می‌شود.
– کلید AUTO ANS، که برای پاسخ‌گویی بدون دخالت دست استفاده می‌شود.
– کلیدهای کنسول، که برای ذخیره شماره‌ها و دسترسی سریع به آنها استفاده می‌شود.
– کلید REDIAL، که برای تکرار تماس اخیر استفاده می‌شود.
– کلید MESSAGE، که برای دسترسی به پیام‌های متنی استفاده می‌شود

 (به‌رغم اینکه در ایران این قابلیت معمولاً فعال نیست).

– کلید ناوبری چهار جهته، که برای حرکت سریع در تنظیمات و قسمت‌های مختلف استفاده می‌شود.
– کلید CONF، که برای برگزاری کنفرانس‌های صوتی استفاده می‌شود.
– کلید AUTO DIAL، که برای برقراری تماس بدون دخالت دست استفاده می‌شود.
– کلید STORE، که برای ذخیره تنظیمات مختلف استفاده می‌شود.

آموزش سانترال: برقراری تماس

برقراری تماس با تلفن سانترال، در واقع از طریق دستگاه تلفن همراه یا تلفن ثابت صورت می‌گیرد.

برای برقراری تماس با تلفن سانترال پاناسونیک، شما دو گزینه دارید:

تماس با شماره‌های داخلی: درون سازمانی‌ها، هر کارمند یا هر محله دارای یک شماره داخلی است. 

برای برقراری تماس با شماره داخلی، شما باید از تلفن خود شماره داخلی مورد نظر را شماره‌گیری کنید.

به عنوان مثال، اگر شماره داخلی شخص مورد نظر 210 باشد، شما می‌توانید بدون وارد کردن هیچ پیش شماره‌ای،

عدد 210 ر برروی صفحه کلید تلفن خود بویسید و سپس دکمه تماس را فشار دهید.

تماس با شماره‌های خارجی: این گزینه برای برقراری تماس با شماره‌های خارج از سازمان مورد استفاده قرار می‌گیرد. 

در این حالت، شما باید پیش از شماره تلفن خارجی، کد کشور و کد منطقه (اگر لازم باشد) را وارد کنید. 

برای مثال، برای برقراری تماس با یک شماره خارجی به صورت 1234567890، شما باید مانند زیر عمل کنید:

 وارد کردن کد کشور (برای مثال +1 برای ایالات متحده آمریکا)، 

سپس وارد کردن کد منطقه (اگر لازم باشد، به عنوان مثال 212 برای نیویورک)، 

و سپس وارد کردن شماره تلفن 1234567890.

در هر دو حالت، برقراری تماس با تلفن سانترال پاناسونیک نسبت به تماس با تلفن های معمولی اصولاً یکسان است، 

با این تفاوت که شما به جای شماره مستقیم، شماره داخلی یا خارجی را شماره‌گیری می‌کنید.

 البته، این قوانین با توجه به نوع سانترال و پیکربندی خاصی که در سازمان شما استفاده می‌شود، 

ممکن است متفاوت باشد. بنابراین، بهتر است در صورت نیاز، 

با واحد فنی سازمان خود تماس بگیرید تا راهنمایی لازم را دریافت کنید.

آموزش سانترال: انتقال تماس

امکان انتقال تماس (Transfer) یکی از جذاب‌ترین و مهم‌ترین ویژگی‌های تلفن سانترال است.

 با استفاده از این قابلیت، شما می‌توانید تماس در حال ورود را به یکی از داخلی‌های دیگر مجموعه، منتقل کنید. 

برای انتقال تماس، شما باید ابتدا بر روی کلید TRANSFER روی صفحه کلید تلفن سانترال فشار دهید. 

سپس شماره داخلی مورد نظر را وارد کنید. بعد از انتقال تماس، 

تلفن سانترال مقصد (کارمندی که تماس به او انتقال داده شده است) زنگ می‌خورد و او می‌تواند تماس را پاسخ دهد. 

در این حالت، شما می‌توانید گوشی تلفن خود را بگذارید و تماس را به طرف مقصد منتقل کنید.

این ویژگی بسیار مفید است زیرا به شما این امکان را می‌دهد تا تماس‌ها را به کارمندان دیگر 

یا بخش‌های مختلف در سازمان منتقل کنید، بدون اینکه نیازی به صحبت کردن با طرف متصل شده باشید.

در نتیجه، با استفاده از قابلیت انتقال تماس در تلفن سانترال، مقاصد راحتتر و سریعتر به تماسات هدایت می‌شوند،

این کار باعث بهبود کیفیت خدمات مشتریان و بهبود ارتباطات داخلی در سازمان شما خواهد شد.

هولد تماس

حتی در حین یک مکالمه تلفنی، ممکن است نیاز داشته باشید به صورت همزمان به یک مشتری حضوری پاسخ دهید.

برای این منظور، کلید HOLD روی صفحه کلید تلفن سانترال موجود است. 

با فشار دادن این کلید، تماس مورد نظر متوقف نمی‌شود، اما صدای شما برای طرف مقابل متصل نمی‌شود.

در این حالت معمولاً یک پیام لطفاً منتظر بمانید به طرف مقابل پخش می‌شود.

استفاده از کلید HOLD به شما اجازه می‌دهد تا در حین مکالمه تلفنی،

به ندرت اتصال را قطع کرده و به مشتری حضوری پاسخ دهید. بعد از پاسخگویی به مشتری حضوری،

می‌توانید به تماس قبلی برگردید و مکالمه را ادامه دهید. به کمک قابلیت HOLD، 

شما می‌توانید به صورت سریع و آسان بین تماس‌ها جابجا شوید و تماس‌های را نگه دارید تا هر کدام را پاسخ دهید.

این قابلیت به شما امکان می‌دهد که به مشتریان حضوری و تلفنی خود به طور همزمان پاسخ دهید

و در عین حال، به صورت حرفه‌ای و با کیفیت خدمات را ارائه کنید.

امتیاز دهید...
دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *